4. Chốt đợt thu

1. Nhập trực tiếp số lượng chốt đợt thu

1. Để chỉnh sửa số lượng các khoản thu cho từng học sinh, anh chọn Nhập theo Hàng để nhập nhanh SL đăng ký; SL thực tế hoặc SL tồn của học sinh đó.
   
2. Để chỉnh sửa số lượng khoản thu cho hàng loạt học sinh, anh chọn Nhập theo Cột và nhập nhanh SL đăng ký; SL thực tế hoặc SL tồn của cả lớp.
   
3. Đối với cột SL đăng ký, phần mềm hỗ trợ kế toán Cập nhật nhập nhanh SL đăng ký bằng:

• • SL sử dụng thực tế: Khi nhà trường thu tiền sau, căn cứ vào số lượng sử dụng thực tế của học sinh.
  • Bằng 0: Khi muốn chuyển số tiền phải thu của tháng này sang tháng sau.
    

Lưu ý: Phần mềm cho phép nhập số lượng thực tế lớn hơn số lượng đăng ký giúp kế toán theo dõi được số buổi học sinh ăn nhưng không đăng ký để thu bù tiền vào tháng sau. Khi đó số lượng hoàn trả, tiền hoàn trả thể hiện số âm.

2. Lấy số buổi học

Giúp kế toán lấy kết quả điểm danh ở EMIS Học sinh để ghi nhận nhanh cho các khoản tiền cần số buổi thực tế sử dụng.

Lưu ý: tính năng này chỉ áp dụng với các học sinh chưa thu tiền khoản thu được chọn.

1. Vào Khoản thu\Chốt đợt thu, chọn đợt thu cần chốt đợt thu
2. Nhấn vào biểu tượng tiện ích, chọn Lấy số buổi học
   
3. Chọn khoản thu cần lấy số buổi học từ phân hệ EMIS Học sinh. Nhấn Lấy số buổi học.
   

Lưu ý: Trường hợp học sinh đã có số lượng thực tế của khoản thu được chọn, phần mềm hiển thị thông báo:

Trường hợp vẫn muốn lấy kết quả điểm danh làm số lượng thực tế, anh/chị tích chọn học sinh cần cập nhật, nhấn Đồng ý, phần mềm tự động ghi đè số lượng thực tế.

3. Lấy từ ghi nhận số lượng thực tế 

• Chọn đợt thu, lớp cần lấy thông tin. Nhấn vào biểu tượng tiện ích, chọn Lấy từ ghi nhận số lượng thực tế.
  
• Phần mềm sẽ lấy số buổi sử dụng từ phần Ghi nhận số buổi sử dụng để làm số lượng thực tế của khoản thu cho tất cả các đợt thu chưa chốt và cho học sinh chưa hoàn trả.
• Chọn khoản thu cần lấy số buổi sử dụng. Nhấn Đồng ý.
  

4. Nhập nhanh số lượng thực tế

Lưu ý:

• Chỉ được phép nhập nhanh số lượng thực tế đối với khoản thu cho phép hoàn trả.
  
• Chỉ áp dụng với học sinh chưa thu tiền khoản thu được chọn.

1. Nhấn vào biểu tượng ba chấm, chọn Nhập nhanh SL thực tế để ghi nhận nhanh số lượng sử dụng thực tế của học sinh.
   
2. Chọn học sinh, khoản thu và nhập Số lượng thực tế phát sinh, nhấn Đồng ý.
   

5. Nhập nhanh số lượng tồn

Lưu ý: Chỉ được phép nhập nhanh số lượng hoàn trả đối với khoản thu cho phép hoàn trả

1. Nhấn vào biểu tượng ba chấm, chọn Nhập nhanh SL tồn để ghi nhận nhanh số lượng tồn sử dụng của học sinh.
   
2. Chọn học sinh, khoản thu và nhập Số lượng tồn, nhấn Đồng ý.
   

6. Sao chép SL thực tế/SL tồn

Giúp kế toán ghi nhanh số buổi sử dụng của các khoản thu hoàn trả khi học sinh đều sử dụng số buổi giống nhau của các khoản thu này.

1. Nhấn vào biểu tượng tiện ích, chọn Sao chép số lượng thực tế
   
2. Chọn Khoản thu sao chép và khoản thu sao chép đến. Chọn số lượng cần sao chép là SL thực tế hoặc SL tồn.
   
3. Nhấn Đồng ý.

7. Ghi nhận hoàn trả

Giúp kế toán hoàn trả lại tiền cho phụ huynh trong trường hợp trường hoàn trả vào cuối tháng, sau khi chốt đợt thu thì hoàn trả ngay số tiền thừa cho phụ huynh.

1. Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm, chọn Ghi nhận hoàn trả, chọn khoản thu, phạm vi khối, lớp cần hoàn trả.
   
2. Lựa chọn Khoản thu; Phạm vi và Trạng thái học sinh cần ghi nhận hoàn trả:
   
   • Tất cả học sinh có số phải trả
   • Học sinh ngừng theo dõi: những học sinh đã nộp tiền đầu tháng nhưng chuyển đi, không đi học nữa trong tháng.
   • Học sinh không đăng ký: tháng sau học sinh đó không tiếp tục đăng ký khoản thu đó nữa.
3. Tích chọn những học sinh cần ghi nhận hoàn trả. Anh/chị thiết lập thông tin hoàn trả của từng học sinh tương ứng:
   
   • Số lượng, Số tiền khoản thu hoàn trả.
   • Anh/chị nhập ngày ghi nhận và hoàn trả lại tiền cho phụ huynh.
   • Nhấn Lưu.

4. Sau khi ghi nhận chi trả, phần mềm lấy lên thông tin chi trả tại màn hình Danh sách chi trả.

Trường hợp ghi nhận hoàn trả, anh/chị có thể in Danh sách hoàn trả hoặc Chứng từ hoàn trả bằng cách nhấn biểu tượng máy in và làm theo hướng dẫn tại đây.

Lưu ý:

1. Anh/chị chỉnh sửa được số lượng hoàn trả đối với những học sinh chưa thu tiền khoản thu được chọn.
2. Sau khi sửa lại chốt đợt thu, phần mềm tự động cập nhật số lượng vào các đợt thu tháng sau.

8. Cập nhật SL đăng ký theo SL thực thu

1. Nhấn vào biểu tượng ba chấm, chọn Cập nhật SL đăng ký theo SL thực thu.
   
2. Xác nhận cập nhật số lượng đăng ký theo số lượng thực thu cho toàn bộ khoản thu hoàn trả trong tháng. Lưu ý các trường hợp phát sinh số tồn sử dụng sẽ không được cập nhật.
   
3. Sau khi cập nhật thành công, phần mềm tự động tính toán:
   • SL đăng ký = SL tồn sử dụng + SL thực thu
   • SL mua mới = SL đăng ký – SL tồn sử dụng
     
4. Lưu ý:
   • Chỉ thay đổi số lượng đăng ký khi chưa chốt đợt thu. Nếu đã chốt đợt thu và phát sinh sử dụng số tồn thì không có sửa số lượng đăng ký.
   •  Đối với khoản thu có hoàn trả: Cập nhật tên cột Tổng số tồn thành Tồn lũy kế.
5. Anh/chị có thể tra cứu trên danh sách chi tiết các số liệu sau:
   • SL tồn lũy kế = SL tồn đầu tháng – SL tồn sử dụng + SL tồn trong tháng
   • Số tiền tồn lũy kế = Tổng số tiền tồn lũy kế
   • Tổng số tiền tồn lũy kế = Tổng số tiền tồn lũy kế của từng khoản thu.
     

9. Nhập khẩu chốt đợt thu

Giúp kế toán chỉnh sửa nhanh hàng loạt thông tin Chốt đợt thu:

1. Chọn Nhập khẩu.
2. Tải tệp mẫu để nhập khẩu vào phần mềm theo đúng định dạng.
   
3. Chỉnh sửa thông tin trên file excel vừa tải.
   
4. Tải lên tệp excel để nhập khẩu vào phần mềm, chọn sheet muốn nhập khẩu. Nhấn Tiếp tục.
   
5. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra thông và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ:
   

• • Đối với bản ghi Không hợp lệ, anh/chị chọn tải về máy để kiểm tra, chỉnh sửa và nhập khẩu lại vào phần mềm.
  • Đối với bản ghi Hợp lệ, anh/chị chọn Nhập khẩu thông tin vào phần mềm